電話対応のマナー！この7つは絶対に抑えておこう！ポイントや注意点！

今回は電話対応のマナーについてです。

電話が得意！電話大好き！という人はあまり見ませんよね^^;

仲の良い人と話すだけでも面倒なのに、それが仕事ともなれば尚更面倒な訳で、気を使いますよね。

特に仕事での電話対応は苦手な方が多いと思います。

今回はそんな、電話対応のマナーについて、絶対に抑えるべき7つのポイントを注意点と共に解説していきますね。

電話対応のマナー！この7つは絶対に抑えておこう！

電話の対応として覚えておきたいマナーを、電話とる順番にご紹介していきます。

詳しく解説していきます。

着信音がなったら3コール以内に取る

相手をお待たせするのは失礼にあたりますので、本来は1コールでとるのが基本になります。
遅くとも3コール以内にとるように意識し、それ以上でとってしまったっ場合には「お待たせいたしました」と一言添えると良いでしょう。

受話器をとったら会社名と名前を名乗る

相手が聞き取りやすいよう、はっきりと伝えましょう。
この時、早口になってしまうと聞き取りにくくなってしまうので、少し大きめの声でゆっくりと伝えられると良いでしょう。

相手には「お世話になっております」「いつもありがとうございます」と挨拶

会社名と自分の名前を名乗ったら、挨拶をしましょう。
ここまでの文言をテンプレートとして覚えておくと失礼がないので安心です。

社内の人間の名前には敬称をつけない

社内の人間は「身内」扱いになりますので、敬称をつけてはいけません。
これはたとえ相手が上司であっても、社長であっても変わりません。

ですので、田中社長、鈴木専務といった呼び方はせず、田中、鈴木、と敬称は略し、名字で呼ぶようにしましょう。

社内の人間の行動は謙譲語で表現する

謙譲語とは、こちらを下げることで相手が上になるようにする敬語の使い方です。
よく使用されるのは「申し上げます」「うかがいます」などです。

謙譲語を上手に使えないと、仕事上の場面で相手に失礼になってしまいます。
敬語に不安がある方は謙譲語について調べてみましょう。

社内の人間が離席している場合は詳しい理由は伝えない

トイレ、ランチ、喫煙など、社内の人間が離席している理由はさまざまです。
しかし、何故離席しているのかを相手に伝える必要はありません。

相手に不快感を与えないよう、「離席しております」「席を外しております」「別件の対応中です」というように、離席の理由は伝えましょう。

また自分には対応できない専門性を有する場合は、迅速に担当者に取り次ぐ旨伝えましょう。

相手の会社名、名前、要件のメモを取る

自分が受けた電話は必ずメモを取り、内容を忘れないようにしましょう。
もしも聞き取れなかった場合には「電話が遠くて聞き取れなかった」と謝罪すれば、聞き直しても失礼になりません。

相手によっては必ずしも明確に聞き取れない場合もありますので、先方の氏名や用件は必ず復唱し、不明な点があれば最後にしっかりと確認をしておきましょう。

最後に受話器を置く時は、必ず相手が電話を切った後に受話器を切りましょう。

電話対応のマナー！この7つは絶対に抑えておこう！ポイントや注意点まとめ

今回は、電話対応のマナー！この7つは絶対に抑えておこう！ポイントや注意点についてでした。

という事でした。